ビジネス文書には「伝達」や「記録」の役割があります。
正確で読みやすい文書を作れるようにビジネス文書の基本を理解しましょう。
社外文書の特色を知ろう
ビジネス文書のほとんどは社外文書です。社外文書には大きく分けて、
見積書や依頼状など事務的な 「連絡文書」と
あいさつ状・案内状・お礼状などの「社交文書」の二つがあります。
社外文書は会社を代表する文書であるという意識を持って作成するようにしましょう。
社内文書の特色を知ろう
社内における指示・連絡・報告などに使われます。
必要な情報が、迅速、正確、簡潔に伝達させることが求められるため、
社外文書と違ってあいさつや敬語は最小限にとどめて構いません。
ビジネス文書の基本的なルールを覚えよう
まず相手に合った正しい敬語を使うことが必要です。
特に社外文書では気を遣うようにしましょう。
また言葉遣いだけでなく、相手が分からない用語を使わないことや過不足ない情報が書かれていることにも気をつけましょう。
情報の漏れがないことを確認するためには5W3H(When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくら)、How many(いくつ))を活用するとよいでしょう。
また分かりやすい文書にするために、結論は基本的に最初に述べましょう。
