電話はコミュニケーションに欠かせない基本的なツールです。
会社に入ると毎日色々な場所から電話がかかってきます。
その時の応対が会社の印象を左右することもあります。
最近電話をかけていなくて不安な若い世代の方々もここで電話やFAXのマナーを学びましょう。
1) 電話は2コール以内に取ろう
電話がかかってきたら、2コール以内に取ることが基本です。
3コール以降になってしまったときは一言「お待たせしました」と言うようにしましょう。
2コールでも3コールでも時間的な差異はほとんどありませんが、
社会の共通認識として「2コール以内で電話にでることが礼儀」という考えがあるので、
マナー違反に対してお詫びの言葉を言うという感覚を持つことが必要です。
2) 電話は明るい声で応対しよう
電話ではお互いの姿が見せませんが、態度が悪いと自然と相手に伝わってしまうものです。
姿勢を正して、声のトーンは少し高めに、笑顔で話すように心がけましょう。
声が聞こえにくいのはNGなので、少し声を張って元気よく応対しましょう。
3) 重要な情報はメモを取ろう
先方の社名、氏名は必ずメモを取ります。もし聞き取れなかった場合はうやむやにせず、
「(大変)恐れ入りますが、もう一度御社名とお名前を教えていただけますでしょうか」
「恐れ入ります、お電話が遠いようなのですが」などと断りを入れてから聞き直しましょう。
用件に関しては、5W2Hを意識しつつ大事な点を漏れなくメモするように気をつけましょう。
4) FAX送付状を添えよう
文書をFAXで送信するときには、用件や枚数などを書いたFAX送付状という紙を一枚添えて、
一緒に送信するのがビジネスマナーです。
FAX送付状にはFAX文書の送り主と、送り先、用件、送信枚数、送信日などを記載します。
受信した側はこの送付状を見て、FAXの枚数や内容を確認します。
